PDCA

 PDCA  คือ วงจรการบริหารงานคุรภาพ  ประกอบด้วย                

P  = Plan  คือ  การวางแผนงานจากวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่ได้กำหนดขึ้น               

D = Do  คือ  การปฏิบัติตามขั้นตอนในแผนงานที่ได้เขียนไว้อย่างเป็นระบบและมีความต่อเนื่อง               

C = Check  คือ  การตรวจสอบผลการดำเนินงานในแต่ล่ะขั้นตอนของแผนงานว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงแก้ไขแผนงานในขั้นตอนใด               

A = Action    คือ  การปรับปรุงแก้ไขส่วนที่มีปัญหา หรือถ้าไม่มีปัญหาใดๆ ก็ยอมรับแนวทางการปฏิบัติตามแผนงานที่ได้ผลสำเร็จ เพื่อนำไปใช้ในการทำงานครั้งต่อไป

           1.  Plan (วางแผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้

            2.  Do (ปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ (เช่น คณะกรรมการหรือหน่วยงานของคณะ) มีวิธีการ ดำเนินการ (เช่น มีการประชุมของคณะกรรมการมีการจัดการเรียน การสอน มีการแสดงความจำนงขอรับนักศึกษาไปยังทบวงมหาวิทยาลัย) และมีผลของการดำเนินการ (เช่น รายชื่อนักศึกษาที่รับในแต่ละปี)

            3.  Check (ตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้ โดยในการประเมินดังกล่าวสามารถ ทำได้เอง โดยคณะกรรมการที่รับผิดชอบแผนการดำเนินงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการประเมินตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการ อีกชุดมาประเมินแผน หรือไม่จำเป็นต้องคิดเครื่องมือหรือแบบประเมิน ที่ยุ่งยากซับซ้อน

             4.  Act (ปรับปรุงแก้ไข) หมายถึง การนำผลการประเมินมาพัฒนาแผน อาจประกอบด้วย การนำผลการ ประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควร ปรับปรุงหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบ การดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการในครั้งต่อไป

  ประโยชน์ของ PDCA มีดังนี้

1.  การวางแผนงานก่อนการปฎิบัติงาน จะทำให้เกิดความพร้อมเมื่อได้ปฏิบัติงานจริงการวางแผนงานควรวางให้ครบ 4 ขั้นดังนี้

(1) ขั้นการศึกษา  คือ  การวางแผนศึกษาข้อมูล วิธีการ ความต้องการของตลาด ข้อมูลด้านวัตถุดิบ ด้านทรัพยากรที่มีอยู่หรือเงินทุน

(2) ขั้นเตรียมงาน คือ  การวางแผนการเตรียมงานด้านสถานที่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ ความพร้อมของพนักงาน อุปกรณ์ เครื่องจักร วัตถุดิบ

(3) ขั้นดำเนินงาน คือ  การวางแนวทางการปฏิบัติงานของแต่ละส่วนแต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย

(4) ขั้นการประเมินผล      คือ  การวางแผนหรือเตรียมการประเมินผลงานอย่างเป็นระบบ เช่น ประเมินจากยอดการจำหน่าย ประเมินจากการติชมของลูกค้า เพื่อให้ผลที่ได้จากการประเมินเกิดการเที่ยงตรง

2.  การปฏิบัติตามแผนงาน ทำให้ทราบขั้นตอน วิธีการ และสามารถเตรียมงานล่วงหน้าหรือทราบอุปสรรคล่วงหน้าด้วย ดังนั้น การปฏิบัติงานก็จะเกิดความราบรื่น และเรียนร้อย นำไปสู่เป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

3.  การตรวจสอบ ให้ได้ผลที่เที่ยงตรงเชื่อถือได้ ประกอบด้วย

3.1      ตรวจสอบจากเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

3.2      มีเครื่องมือที่เชื่อถือได้

3.3      มีเกณฑ์การตรวจสอบที่ชัดเจน

3.4      มีกำหนดเวลาการตรวจที่แน่นอน

3.5      บุคลากรที่ทำการตรวจสอบต้องได้รับการยอมรับจากทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เมื่อการตรวจสอบได้รับการยอมรับ การปฏิบัติงานขั้นต่อไปก็ดำเนินงานต่อไปได้

4. การปรับปรุงแก้ไข ข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนใดก็ตาม เมื่อมีการปรับปรุงแก้ไขคุณภาพก็จะเกิดขึ้น ดังนั้น  วงจร PDCA จึงเรียกว่า วงจรการบริหารงานคุณภาพ

แผนผังต้นไม้

             แผนผังต้นไม้ซึ่งเป็นที่รู้จักในชื่อแผนผังระบบ (Systematic Diagrams) หรือ Dendrograms เป็นเครื่องมือสำหรับเรียบเรียงความคิด (ที่อยู่ในรูปของ "บัตรความคิด") คือการประยุกต์วิธีการที่แรกเริ่ม พัฒนาขึ้นสำหรับการวิเคราะห์หน้าที่งานในวิศวกรรมคุณค่า (Value Engineering) วิธีนี้เริ่มจากการตั้งวัตถุประสงค์ (เช่น เป้า (Target) เป้าหมาย (Goal) หรือผลงาน (Result)) และดำเนินการพัฒนากลยุทธ์สืบต่อมาเรื่อย ๆ เพื่อการบรรลุผลสำเร็จ โดยนำมาจัดเรียงให้มีรูปร่างลักษณะคล้ายต้นไม้ที่มี "บัตรความคิด" เป็น กิ่ง ก้าน สาขา ดอก ใบ ทำให้มองเห็นภาพแผนผังระบบที่เป็นระบบหลาย ๆ ความคิดเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน


ข้อดีของแผนผังต้นไม้

1. แผนผังทำให้มีกลยุทธ์สำหรับแก้ปัญหาที่เป็นระบบหรือเป็นตัวกลางในการบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งถูกพัฒนาอย่างมีระบบและมีเหตุผล ทำให้รายการที่สำคัญอันใดอันหนึ่งไม่ตกหล่นไป
2. แผนผังทำให้การตกลงภายในสมาชิกกลุ่มสะดวกขึ้น
3. แผนผังนี้จะบ่งชี้และแสดงกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาอย่างชัดเจน

  วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้

สาธิตด้วยกรณีการสังเคราะห์ กลยุทธ์ มาตรการ วิธีการ
1. กำหนดหัวข้อ (เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์) ของการระดมสมอง เช่น "จะเพิ่มยอดขายสินค้า A ได้อย่างไร" เขียนไว้ที่ขอบด้านซ้ายตรงระดับกึ่งกลางของกระดาษรองพื้น ขนาดประมาณ A0
2. ระดมสมองโดยใช้เทคนิค "บัตรความคิด" เพื่อให้ได้ วิธีการ มาตรการ หรือกลยุทธ์ ที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ (เพิ่มยอดขาย) ให้ได้จำนวนความคิดให้มากที่สุด
3. รวบรวมหลาย ๆ วิธีการ (ใบ) ที่มีลักษณะร่วมกันให้อยู่ด้วยกัน ถือเป็นหนึ่ง มาตรการ (สาขา) อาจต้องเขียนบัตรขึ้นใหม่เพื่อแสดงชื่อเรียกมาตรการนั้นเพิ่มเติมลงไป
4. รวบรวมหลาย ๆ มาตรการ (สาขา) ที่มีลักษณะร่วมกันให้อยู่ด้วยกัน ถือเป็นหนึ่งกลยุทธ์ (ก้าน) อาจต้องเขียนบัตรขึ้นใหม่เพื่อแสดงชื่อเรียกกลยุทธ์นั้นเพิ่มเติมลงไป
5. รวบรวมหลาย ๆ กลยุทธ์ (ก้าน) ที่มีลักษณะร่วมกันให้อยู่ด้วยกัน ถือเป็นหนึ่ง แนวทาง (กิ่ง) อาจต้องเขียนบัตรขึ้นใหม่เพื่อแสดงชื่อเรียกแนวทางนั้นเพิ่มเติมลงไป
6. จัดเรียงให้มีรูปร่างคล้ายกับต้นไม้ โดยมี เป้าหมาย หรือ วัตถุประสงค์ หรือ ทิศทาง เป็น (ลำต้น)

5W2H

           เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H คือ การตั้งคำถามในการสำรวจปัญหาและแนว ทางการแก้ไขโดยการท้าทายด้วยคำถาม 5W2H จะใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือปัญหา ได้เกือบทุก รูปแบบ โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ (Analysis Thinking) ที่ใช้ความสามารถในการจำแนก แยกแยะ องค์ประกอบต่าง ๆ ของสิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจจะเป็นวัตถุ สิ่งของ เรื่องราว หรือเหตุการณ์ นำมาหา ความสัมพันธ์เชิงเหตุผล ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคำตอบที่เป็นความเป็นจริง หรือที่เป็นสิ่งที่สำคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดระบบ เรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่ต่อการทำความเข้าใจ 

องค์ประกอบของ 5W2H 

1. Who ใคร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ใครรับผิดชอบ ใครเกี่ยวข้อง ใครได้รับผลกระทบ ในเรื่อง นั้นมีใครบ้าง 2. What ทำอะไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะทำอะไร แต่ละคนทำอะไรบ้าง

3. Where ที่ไหน คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สถานที่ที่เราจะทำว่าจะทำที่ไหน เหตุการณ์หรือสิ่งที่ ทำนั้นอยู่ที่ไหน 

4. When เมื่อไหร่ คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ระยะเวลาที่จะทำจนถึงสิ้นสุด เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำ นั้นทำเมื่อวัน เดือน ปี ใด

5. Why ท าไม คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สิ่งที่เราจะท านั้น ท าด้วยเหตุผลใด เหตุใดจึงได้ท าสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้นๆ 

6. How อย่างไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะสามารถท าทุกอย่างให้บรรลุผลได้อย่างไร เหตุการณ์หรือสิ่งที่ท านั้นท าอย่างไรบ้าง 

7. How Much เท่าไร คือการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย งบประมาณเท่าไหร่ 

ประโยชน์ของการคิดวิเคราะห์ 5W2H 

1. ทำให้เรารู้ข้อเท็จจริง รู้เหตุผลเบื้องหลังของสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าใจความเป็นมาเป็นไปของเหตุการณ์นั้น 2. ใช้เป็นฐานความรู้ในการนำไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา 

3. ทำให้เราหาเหตุผลที่สมเหตุสมผลให้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง 

4. ทำให้เราสามารถประมาณความน่าจะเป็นได้ 

 ตัวอย่างการใช้ 5W2H ในการวิเคราะห์ข้อมูล 

          เริ่มต้นก็คือ เราต้องตั้งคำถามและพยายามหาคำตอบในแต่ละหัวข้อคำถาม โดยการตั้ง คำถามอาจไม่จำเป็นต้องเรียงข้อของคำถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม การยกตัวอย่างอาจจะ ยังไม่สมบูรณ์เท่าไร แต่จุดประสงค์คือต้องการให้เห็นหรือเข้าใจแนวความคิดในการตั้งคำถามเท่านั้น เราจะยกตัวอย่างการเริ่มต้นทำธุรกิจ 

คำถามแรก W - Who ตัวแรก – ใครคือลูกค้าของเรา? ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้า ของเรา? เราควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้ เช่น อายุ, เพศ, การศึกษา, ศาสนา, อาชีพ, เงินเดือน, ที่อยู่อาศัย, ขนาดครัวเรือน พฤติกรรมการบริโภค ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยท าให้เราสามารถ ระบุกลุ่มเป้าหมายลูกค้าของเราได้ชัดเจน เพื่อที่เราจะสามารถวางแผนการผลิต แผนการตลาด หรือ แผนการสร้างสินค้าและบริการที่สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง

 คำถามที่สอง W – What – เราต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ? เราควรระบุ รูปแบบของสินค้าหรือบริการของเราได้ว่า รูปแบบไหนที่ลูกค้าของเราต้องการ และเราสามารถ ตอบสนองความต้องการของลูกค้าของเราได้ และอะไรที่จะทำให้เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับ สินค้าหรือบริการของเราจากคู่แข่งของเราได้

 คำถามที่สาม W – Where – ลูกค้าของเราอยู่ที่ไหน? เราควรระบุได้ว่าลูกค้าของเราอยู่ที่ ไหนบ้าง และที่ไหนคือที่ที่เราจะสามารถนำเสนอสินค้าของเราให้กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย 

คำถามที่สี่ W – When – เมื่อไรที่ลูกค้าของเรามีความต้องการสินค้า? เราควรระบุได้ว่า ลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องการสินค้าหรือบริการของเราเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน และต้องการบ่อย แค่ไหน ซึ่งจะช่วยท าให้เราสามารถกำหนดและวางแผนต่างๆ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของ เราได้อย่างถูกต้อง 

คำถามที่ห้า W – Why – ทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องซื้อหรือใช้บริการของเรา? เราควรระบุได้ว่าทำไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราจะเลือกซื้อสินค้าหรือบริการของเรา แทนที่จะซื้อจากคู่แข่งของเรา หรือทำไมเราต้องเข้ามาทำธุรกิจนี้

คำถามที่หก H – How – เราจะเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างไร? เราควรระบุได้ ว่า เราจะสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้ด้วยวิธีไหน อย่างไร ซึ่งเราควรมีการวางแผนและกำหนด วิธีการที่เราสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากที่สุด 

คำถามสุดท้าย H - How much – เราประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายในการตอบโจทย์ของการ แก้ปัญหาหรือตามวัตถุประสงค์เท่าไร 

SWOT

ความหมายการวิเคราะห์ SWOT

                 เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกำหนดจุดแข็ง และจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอด จนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทำงานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คำว่า SWOTเป็นตัวย่อที่ มีความหมาย ดังนี้ 

                  S มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่ มีผลดีต่อการดำเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนำมากำหนด เป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐนำมากลยุทธ์ เพื่อให้การ

ดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนำจุดแข็งมา กำหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด 

                 W มาจาก คำว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัย ภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทำให้ทีมงานไม่สามารถ นำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน 

                  O มาจาก คำว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่ เอื้ออำนวยให้การทำงานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นำมาใช้ให้เกิด ประโยชน์แก่การดำเนินงาน 

                  T มาจาก คำว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจำกัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการ ดำเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมา และวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT 

                  สิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงสำหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกำหนดกรอบหรือ กำหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักใน การกำหนด

กรอบหรือกำหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติ ของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ ประเด็นสำหรับการวิเคราะห์ 

1. เอกลักษณ์ของทีมงาน 

2. ขอบเขตของกิจกรรม

 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค

4. โครงสร้างของกิจกรรม 

5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย 

ข้อควรคำนึง 

1. ทีมงานต้องกำหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทำอะไร 

2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทำในช่วงเวลาขณะนั้น 

3. ทีมงานต้องกำหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานให้ถูกต้อง 

4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง

 ข้อควรระวัง 

1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์ 

2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทำอย่างรอบคอบ 

3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง 

4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทำให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน 

5. การกำหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน 

6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส หรืออุปสรรคก็ได้ 

ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์SWOT 

              การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรคตลอดจนสามารถสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย ที่วางไว้สำหรับทีมงาน ได้แก่ 

1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและ ความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทำงานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการรวมถึงการพิจารณาผลการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน

2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดำเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการดำเนินการของทีมงานและสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สำหรับอุปสรรคทางสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิด ความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงานจำต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้ 

3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง- จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้นำจุดแข็ง- จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานกำลังเผชิญ สถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็น สถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการดำเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานกำลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะนำสถานการณ์นั้นมากำหนดเป็นกลยุทธ์ในการ บริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ทำให้ทีมงานบรรลุผลสำเร็จ หรือลดผลกระทบทำให้เกิดความเสียหายน้อยลง 

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT 

           วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่ง ปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดำเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น 

1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย 

2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทำลายผลการดำเนินงาน 

3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน

4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย ของทีมงาน 

Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร 

            

            Prezi เป็นโปรแกรมการนำเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มี เอกลักษณ์เด่นสุดคือการ ซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานน าเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เรา ออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้ โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นำเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนำเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้ กับทุกเครื่อง 

โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรม Power Point 

1. PowerPoint นำเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ 

2. Prezi น าเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลำดับ แต่สามารถกระโดด ไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนำเสนอได้ทันที 

3. Prezi สามารถสร้างงานนำเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถ ดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้ 

4. Prezi แทรกรูปภาพได้ เสียงก็ได้ วิดีโอก็ได้ด้วย 

5. ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้ หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะไฟล์งานจะถูกแปลง เป็น .exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง