SWOT

ความหมายการวิเคราะห์ SWOT

                 เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกำหนดจุดแข็ง และจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอด จนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทำงานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คำว่า SWOTเป็นตัวย่อที่ มีความหมาย ดังนี้ 

                  S มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่ มีผลดีต่อการดำเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนำมากำหนด เป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐนำมากลยุทธ์ เพื่อให้การ

ดำเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนำจุดแข็งมา กำหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด 

                 W มาจาก คำว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัย ภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทำให้ทีมงานไม่สามารถ นำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน 

                  O มาจาก คำว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่ เอื้ออำนวยให้การทำงานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นำมาใช้ให้เกิด ประโยชน์แก่การดำเนินงาน 

                  T มาจาก คำว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจำกัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการ ดำเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมา และวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT 

                  สิ่งสำคัญที่จะต้องคำนึงถึงสำหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกำหนดกรอบหรือ กำหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักใน การกำหนด

กรอบหรือกำหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติ ของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ ประเด็นสำหรับการวิเคราะห์ 

1. เอกลักษณ์ของทีมงาน 

2. ขอบเขตของกิจกรรม

 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค

4. โครงสร้างของกิจกรรม 

5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย 

ข้อควรคำนึง 

1. ทีมงานต้องกำหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทำอะไร 

2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทำในช่วงเวลาขณะนั้น 

3. ทีมงานต้องกำหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดำเนินงานให้ถูกต้อง 

4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง

 ข้อควรระวัง 

1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์ 

2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทำอย่างรอบคอบ 

3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง 

4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทำให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน 

5. การกำหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน 

6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส หรืออุปสรรคก็ได้ 

ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์SWOT 

              การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรคตลอดจนสามารถสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสำเร็จตามเป้าหมาย ที่วางไว้สำหรับทีมงาน ได้แก่ 

1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและ ความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทำงานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการรวมถึงการพิจารณาผลการดำเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน

2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดำเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการดำเนินการของทีมงานและสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สำหรับอุปสรรคทางสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิด ความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงานจำต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้ 

3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง- จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้นำจุดแข็ง- จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานกำลังเผชิญ สถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็น สถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการดำเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานกำลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะนำสถานการณ์นั้นมากำหนดเป็นกลยุทธ์ในการ บริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ทำให้ทีมงานบรรลุผลสำเร็จ หรือลดผลกระทบทำให้เกิดความเสียหายน้อยลง 

ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT 

           วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่ง ปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดำเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น 

1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย 

2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทำลายผลการดำเนินงาน 

3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน

4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย ของทีมงาน 

Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร 

            

            Prezi เป็นโปรแกรมการนำเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มี เอกลักษณ์เด่นสุดคือการ ซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานน าเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เรา ออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้ โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นำเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนำเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้ กับทุกเครื่อง 

โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรม Power Point 

1. PowerPoint นำเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ 

2. Prezi น าเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลำดับ แต่สามารถกระโดด ไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนำเสนอได้ทันที 

3. Prezi สามารถสร้างงานนำเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถ ดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้ 

4. Prezi แทรกรูปภาพได้ เสียงก็ได้ วิดีโอก็ได้ด้วย 

5. ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้ หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะไฟล์งานจะถูกแปลง เป็น .exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

Mind Map

             Mind Map คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดย การใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อน าข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ ค าบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมอง ให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซ ายังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า "ใช้แสดงการ เชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่ เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน" ผังความคิด  (Mind Map)

ขั้นตอนการสร้าง Mind Map 

      1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ

      2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ 

      3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ 

       4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด 

       5. เขียนคำสำคัญ (Key word) โดยใช้คำ/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน 

       6. กรณีใช้สีทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน 

       7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะทำเขียนคำหลัก หรือข้อความสำคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไป ยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น 

ข้อดีของการทำแผนที่ความคิด

      1. ทำให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง

      2. ทำให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนก าลังจะไป ไหนหรือผ่านอะไรบ้าง 

      3. สามารถรวบรวมข้อมูลจำนวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน

      4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่ สร้างสรรค์ 

      5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจำ 

แนวทางการเขียน mind map 

     1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี 

     2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ทำ mind map 

     3. ให้เขียนคำสำคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก 

      4. คำแต่ละคำหรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง 

     5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะ มีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง 

     6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลากยาวเท่ากับคำหรือรูป 

     7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ทำ mind map 

     8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง 

     9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map

    10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความสำคัญเริ่ม จากตรงกลาง ใช้การเรียงลำดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง

          ผังความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม XMIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถนำไปใช้งานผ่าน การเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์โปรแกรม XMIND สามารถนำไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่http://www.xmind.net/download/win/

ผังก้างปลา

            ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) หมายถึง แผนภูมิมีลักษณะคล้ายปลาที่เหลือแต่ก้าง โดยมุ่งเน้นผังวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุอย่างเป็นระบบ (Cause & Effect Diagram) เป็นแผนผังที่แสดง สมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่ง ปัญหา วิธีการสร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลา สิ่งสำคัญในการสร้างแผนผัง คือ ต้องทำเป็นทีมเป็นกลุ่ม โดยใช้ขั้นตอน 6 ขั้นตอนดังต่อไปนี้ 

1. กำหนดประโยคปัญหาที่หัวปลา 

2. กำหนดกลุ่มปัจจัยที่จะทำให้เกิดปัญหานั้นๆ

3. ระดมสมองเพื่อหาสาเหตุในแต่ละปัจจัย 

4. หาสาเหตุหลักของปัญหา 

5. จัดลำดับความสำคัญของสาเหตุ 

6. ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จำเป็น

การวิเคราะห์หาสาเหตุ

ตัวอย่าง

หลักการเขียนผังก้างปลาอย่างมีประสิทธิภาพ

 1. ควรวิเคราะห์ประเด็นโดยแตกก้างปลาให้หลากหลายอย่างรอบด้าน 

 2. ควรจัดหมวดหมู่ของปัญหา และสาเหตุอย่างรอบด้าน 

 3. หัวปลาควรหันทางด้านขวาเปรียบเสมือนทิศทางของลูกศรนำไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้น 

ผังก้างปลาประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้ 

ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect) ซึ่งจะแสดงอยู่ที่หัวปลา ส่วนสาเหตุ (Causes) จะสามารถแยกย่อยออกได้อีกเป็น 

1. ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา) 

2. สาเหตุหลัก 

3. สาเหตุย่อย 

ข้อดีของผังก้างปลา 

1. ไม่ต้องเสียเวลาแยกความคิดต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายของแต่ละสมาชิก แผนภูมิ ก้างปลาจะช่วยรวบรวม ความคิดของสมาชิกในทีม 

2. ท าให้ทราบสาเหตุหลัก ๆ และสาเหตุย่อย ๆ ของปัญหา 

3.ท าให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งทำให้สามารถแก้ปัญหาได้ถูกวิธี และรอบด้าน